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Les interventions techniques en clientèle font l’objet d’un suivi draconien et débouchent, à 89%, sur une facturation des prestations  (peuvent être exclues les interventions sous garantie),      

Les factures sont établies et expédiées sous 48 heures après l’acte technique.

Et malgré tous ces « feux au vert », la trésorerie n’est pas satisfaisante.

Le poste « achats » est maîtrisé par Pascale qui négocie, au début de chaque nouvel exercice, les conditions avec ses fournisseurs : tarif, % de remise selon le volume, délais de livraison, stock permanent chez les fournisseurs, ainsi que les délais et modes de paiement.

Les frais généraux sont régulièrement passés au peigne fin, et le climat social sain de l’entreprise contribue amplement à l’entrave de toutes dérives dépensières (responsabilisation des collaborateurs).

Alors ?

Pascale a-t-elle été vigilante sur tous les postes ou se trouve-t’elle confrontée, à l’instar de bon nombre d’entrepreneurs, à certains clients peu soucieux du bon règlement des factures dans les délais impartis ? (les impayés constituent l’une des principales causes de défaillance des entreprises).

Paradoxe de certains clients (minoritaires, et c’est tant mieux) qui « vampirisent » (pour ne pas dire réquisitionnent) les ressources de leur fournisseur tout en étant (sans raison acceptable) dans le « top » des mauvais payeurs,

Paradoxe du fournisseur (et c’est le cas de Pascale) qui dans le « feu de l’action » et le contentement des affaires qui prospèrent, baisseront la garde et perdront leur vigilance en servant des clients peu scrupuleux (et parfois à la solvabilité chancelante).

Paradoxe du fournisseur, dont la santé financière est au plus mal, et qui sera prêt à servir n’importe quel client à n’importe quel prix, risquant ainsi de précipiter un peu plus son entité vers des lendemains encore plus sombres.

Paradoxe du client qui, satisfait de la relation avec son fournisseur (prix, qualité, délais, conditions particulières, accords cadres), prendra le risque, volontairement ou involontairement, de mettre en difficulté la santé financière de son fournisseur, au risque de ne plus pouvoir satisfaire ses propres clients.

Alors, y a-t-il une solution pour se prémunir, à minima, de tels risques ?

La solution résidera dans la mise en place d’une organisation de recouvrement (à adapter en fonction de la taille de l’entreprise qu’elle soit importante : Groupe, PME/PMI, Multi-sites, ou de moindre taille Artisan, TPE/TPI, Indépendants, …).

Cette organisation, majoritairement pilotée par une direction financière et administrative ou par les opérationnels d’un site ou d’une agence, encadrera la mise en place et le suivi du recouvrement.

Pour rappel, le recouvrement regroupe l’ensemble des activités (réglementées) consistant à utiliser tous les moyens de droit (amiables et judiciaires) pour obtenir le paiement de la créance due au créancier (dans le cas présent, la société de Pascale).

Pour cela, et en fonction de la nature de l’entité concernée, il est conseillé de confier la relance « client » à une personne (ADV, comptabilité,...) ayant une parfaite connaissance des clients et des us et coutumes de l'entreprise : nature des produits fournis, qualité générale des prestations, fonctionnement des différents services en contact avec le client.

Les délais de paiement (30 jours date de facture, 30 jours fin de mois,…) négociés avec le client devront être clairement connus par le service comptable de l’entreprise (ou par le service en charge du recouvrement) afin d’identifier les différentes échéances d’une facture.

Dés lors, un planning  pourra être mise en place.

Exemple pour un règlement à 30 jours date de facture :

J-30 : date d'envoi de la facture,

J+00 : date de règlement figurant sur la facture,

J+07 : lettre de relance commerciale avec état de compte ou/et relance téléphonique favorisant le règlement amiable (privilégiez le téléphone pour les  montants importants, rapide et offrant une réponse immédiate).

J+14 : lettre de relance amiable accordant un délai de 8 jours,

J+23 : mise en demeure avec A.R. de procéder au paiement sous 48 heures,

J+30 : transmission du dossier à un tiers intervenant (cabinet de recouvrement, huissier de justice,…)

J+60 : délai maximal d'encaissement hors procédure judiciaire.

La mise en place d'un processus systématique de relance et de recouvrement fait partie de la stratégie commerciale et financière de l’entreprise (la pérennité de l’entreprise en dépend !).

Un bon client est avant tout un client loyal envers son fournisseur (et réciproquement), le respect des engagements est bilatéral.

Pour vous aider dans la mise en place de votre stratégie de recouvrement, et en fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez faire appel à des sociétés d’Assurance-crédit, des sociétés d’Affacturage, un Huissier de Justice ou à votre expert comptable (liste non exhaustive).